Leur envoie peut se faire par code avec la méthode « SendToOfficialFile » d’un SPFile, par le web service « officialfile.asmx » contenu dans le répertoire « _vti_bin » de votre record center ou simplement par « click » sur un fichier présent dans une liste.
Pour activer le record center voici la démarche à suivre :
Le record center est un site SharePoint disponible dans l’onglet « Entreprise » de création de site. Celui-ci peut être situé dans n’importe quelle sous collection de site où sur sa propre webApp.
Une fois le site fait, il faut paramétrer la ferme pour l’utiliser. En effet il ne peut y avoir qu’un seul record center par ferme.
Le paramétrage ce fait dans la centrale d’administration, onglet « application management », encadré « External Service Connections », liens « Records center ». Il faut ensuite renseigner l’emplacement du web service. En général : http://monrecordcenter/_vti_bin/officialfile.asmx.
Voila, c’est opérationnel.
La problématique suivante est : Où vont aller mes fichiers ? En effet on ne peut pas envoyer tous les fichiers n’importe où. Le record center dispose de règles de routage.
Le record center dispose d’une List nommée : Record Routing. Chaque item de cette liste défini les règles à appliquer pour chaque transfert de fichier. Il n’y a que cinq propriétés :
Le titre de la règle, la description, la « location » qui est en fait le nom de la document library du record center qui recevra le fichier, un alias qui correspond au nom du dossier source sur la liste contenant le fichier d’origine et enfin le paramètre « Default » qui définit la liste à utiliser par défaut pour les fichiers ne correspondant à aucune des règles.
Attention à bien configurer les contents Types des listes cibles afin de conserver les informations pendant le transfert.
A chaque transfert de fichier Moss tentera de faire coïncider les content type source avec la cible. De plus dans le dossier properties vous retrouverez sous forme de fichier XML les méta datas du fichier source.
Source : http://blog.thekid.me.uk/archive/2007/04/13/using-the-moss-records-center.aspx
http://blog.thekid.me.uk/archive/2007/04/13/records-center-routing-in-moss.aspx
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